Gestire il budget è un tema cruciale per ogni business. Ma ancor prima di investire in un progetto è fondamentale ottimiz
zare la propria struttura, renderla più efficiente e, se possibile, ridurre i costi.
Il cost management è il processo di pianificazione e controllo del budget aziendale.
Avere un buon sistema di cost management è utile alle aziende per stimare e allocare correttamente le risorse a disposizione, al fine di realizzare un qualsiasi progetto (un nuovo prodotto, sviluppo di un processo aziendale o creazione di una nuova area, ecc.)
Inoltre, la gestione dei costi, consente di prevedere le spese future e ridurre i rischi di superamento del budget.
Quali sono le sfide della gestione dei costi?
La gestione dei costi aziendali può essere complicata, ecco le tre sfide che si presentano più frequentemente:
1. Mancanza di risorse: a volte il budget non è sufficiente per lo sviluppo dell’azienda. È fondamentale quindi ottimizzare i processi e reinvestire le risorse ottenute nell’azienda;
2. Stima imprecisa: quando i reparti aziendali non sono amministrati in maniera costante e metodica, si rischia di fare previsioni sbagliate;
3. Tecnologia obsoleta: i project manager hanno bisogno di accedere a tecnologie e strumenti intuitivi e aggiornati per gestire i costi in modo accurato.
Ci sono diversi software, come Oracle, che offrono servizi di cost management alle aziende, in modo da monitorare e rendere più profittevole il proprio business. Naturalmente sono necessari importanti budget e un personale dedicato per il controllo di questi sistemi. Inoltre, anche se il software può aiutare, non serve durante la fase di analisi e pianificazione degli obiettivi.
Non tutte le realtà sono abbastanza grandi per riuscire ad avere questo tipo di gestione, quindi le azioni di controllo sono spesso eseguite senza un approccio particolarmente preciso e maniacale.
Cost management operativo
Oggi il cost management deve prima di tutto servire alle aziende per aumentare la loro liquidità; in poche parole, deve riuscire a far risparmiare senza incidere sulle performance.
Questo si ottiene avendo instaurando delle buone relazioni con diversi fornitori, in modo da poter sfruttare le opportunità migliori senza restare legati a soluzioni poco convenienti solo perché “si è sempre fatto così”.
In quest’ottica il cost management acquisisce un ruolo importante in quanto deve lavorare per ottenere tre obiettivi principali:
· Ottimizzare e aumentare le performance aziendali, senza incidere sui costi;
· Aumentare la velocità e l’efficienza decisionale;
· Portare vantaggi immediati, mantenendo il focus sui vantaggi nel lungo periodo.
In un mercato estremamente dinamico come il nostro, i “players” cambiano costantemente, rendendo difficile capire chi dice la verità e chi invece cerca solo di raggiungere un vantaggio personale.
Siamo insidiati quotidianamente da nuove minacce (ad esempio in questi giorni si parla dell’eventualità di subire un rincaro del 40% per la materia energetica). In una realtà come questa è sempre più complicato avere la certezza di quanto realmente stiamo pagando per un determinato bene o servizio.
Un buon cost manager deve essere in grado di gestire queste situazioni, adottando un approccio che possiamo raggiungere in questo modo:
· Analizza: non bisogna tralasciare nessuna fonte di approvvigionamento aziendale e prestare attenzione ai costi indesiderati;
· Risparmia; monitorare i fornitori e ricercare la soluzione migliore e controllare quali sono i costi fuori mercato o i fornitori poco onesti;
· Reinvesti: il budget creato dall’ottimizzazione dei costi servirà a stabilire nuovi obiettivi e favorire la crescita aziendale.
Il cost management non è più materia esclusiva per le grandi aziende o corporazioni, è un aspetto fondamentale che influisce sulla redditività aziendale. Tutte le attività, di qualsiasi dimensione, possono ottenere enormi benefici da una corretta gestione dei costi aziendali. Molto spesso soltanto correggendo piccoli aspetti (come le principali fonti di spesa, ad esempio, utenze, flotte aziendali o componenti tecnologiche), è possibile ottenere una solida base per consolidare o rilanciare il proprio business.
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